Alkuun hämmennystä herättäneet taloyhtiöiden uudet kokousjärjestelyt teamseineen ja zoomeineen ovat nyt arkipäivää. Isännöitsijöiden syyswebinaarissamme puhunut 10+ Isännöinti Oy:n Sami Asujamaa tuntee hyvin etäkokousten edut ja haasteet, sillä hän on yksi Etäkokoukset taloyhtiössä – järjestä, osallistu, vaikuta -kirjan kirjoittajista. Haastattelimme Asujamaata ja kokosimme yhteen hänen parhaat vinkkinsä taloyhtiön etäkokouksen järjestämiseen. 

Valmistautumisessa huomio työnjakoon ja ennakointiin

“Valitkaa etukäteen yksi henkilö seuraamaan etäosallistujien kommentteja, niin kaikki saavat äänensä kuuluviin”, Asujamaa neuvoo.  “Yleensä isännöitsijä valitaan kokouksen sihteeriksi. Tällöin voidaan sopia, että esimerkiksi puheenjohtaja seuraa omalla koneellaan tai tabletillaan etäosallistujien mahdollisia kädennostoja ja kommentteja. Näin isännöitsijä voi keskittyä paremmin pöytäkirjan laatimiseen.” Mikäli kokoukseen on liittymässä runsaasti etäosallistujia, suosittelee Asujamaa pestaamaan esimerkiksi isännöitsijätoimiston puolelta kolmannen henkilön huolehtimaan tekniikasta ja etäosallistujista.

Asujamaa kannustaa varautumaan tekniikan arvaamattomuuteen. “Huolehdi, että mukanasi on jokin varalaite, tabletti tai läppäri ja nappaa varavirtalähde matkaan.” Mikäli yhteydet tilttaavat tai etäosallistujat eivät kuule kokousta, voi Asujamaan mielestä olla fiksua keskeyttää kokous ja jatkaa myöhemmin. “Osakkaiden tasavertaisen äänioikeuden kannalta on ongelmallista mikäli suuri osa kokousväestä jää ulkopuolelle”, Asujamaa huomauttaa. Mikäli jatkokokous järjestetään alle neljän viikon sisään, ei tarvita uusia kutsuja – mutta ei niiden lähettämisestä haittaakaan ole.

Kokouskutsuissa selkeys on valttia

Asujamaa muistuttaa, että kokouskutsuissa tulee ilmoittaa selkeästi erilaiset osallistumismahdollisuudet. Hybridikokouksissa osa osallistuu paikan päällä ja osa etänä. “Muista, että lain mukaan osakkeiden omistajilla on oltava myös mahdollisuus osallistua paikan päällä”, Asujamaa alleviivaa.

Kokouskutsussa tulee ilmoittaa tarkasti etukäteen, rajoittaako etäosallistuminen puhe- tai äänioikeutta, tai miten mahdolliset äänestykset järjestetään. Asujamaan mukaan netistä löytyy tähän tarkoitukseen monenlaisia ohjelmia ja ratkaisuja. “Avoimet äänestykset ovat toki etäkokouksissa kätevämpiä, mutta suljetun äänestyksenkin järjestäminen on mahdollista järjestää tätä varten kehiteltyjen ohjelmien kautta.”

Harjoitus tekee etäkokousten konkarin

Asujamaalle epäilysten taltuttaminen on tuttua. “Mikäli esimerkiksi etänä suoritettujen äänestysten toimiminen herättää epäilyksiä taloyhtiön asukkaissa, voitte järjestää “harjoituskierroksen” jo etukäteen. Näin voitte myös varautua mahdollisiin ongelmakohtiin paremmin.”

Paluuta entiseen, vain paikan päällä tapahtuvaan yhtiökokousmuotoon tuskin enää tapahtuu. Asujamaa haluaakin kannustaa isännöitsijöitä suhtautumaan uuteen kokoustapaan avoimin mielin. “Mikäli uusi kokoustapa tuntuu vielä oudolta, tuo toisto ja harjoitus siihen varmuutta. Kunnon laitteet tuovat myös luottamusta onnistuneeseen kokoukseen”, hän summaa.

Katso Sami Asujamaan haastattelu