Mitä kaikkea tarjouspyynnön pitää sisältää? Entä miten tarjouksia kannattaa vertailla? Tässä artikkelissa kerromme, miten laadit tarjouspyynnön, johon saat helposti vertailtavia ja ymmärrettäviä tarjouksia. Kerromme myös, miksi palvelun tilaaminen Drainmanilta on niin vaivatonta, ja miten Drainman helpottaa isännöitsijöiden työkuormaa.
Selvitä nämä asiat ennen tarjouspyyntöprosessiin lähtemistä
Ennen ensimmäistäkään tarjouspyyntöä on syytä selvittää taloyhtiön tarve. Onko kyseessä viemäreiden tai salaojien laadunvarmistus? Ehkä viemärit ja salaojat ovat saavuttaneet suositellun huoltovälinsä, ja on ylläpitotarkastuksen aika. Vai alkaako viemäri- tai salaojajärjestelmän elinkaaren loppupuoli häämöttää, jolloin kuntoarvio alkaa olla ajankohtainen? Olet askeleen lähempänä onnistunutta yhteistyötä, kun tiedät tarkalleen, mitä olet tilaamassa.
Potentiaalisiin urakoitsijoihin kannattaa tutustua ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Tarjouspyynnöt kannattaa osoittaa sellaisille toimijoille, joiden osaaminen ja resurssit vastaavat hankettasi. On ajanhaaskausta laatia tarjouspyyntö esimerkiksi sellaiselle toimijalle, joka tekee vain salaojien kuvauksia, jos toivot salaojien huuhtelun tai jonkin muun pienen huoltotoimenpiteen hoituvan samalla. Vai mitä? Tarjouspyynnöstä hankkeen valmistumiseen on pitkä tie, jonka varrelle mahtuu monta mutkaa. Ei ole yhdentekevää, millaisen kumppanin kanssa tien taitat.
Tarjouspyyntö voi tuntua pieneltä osalta viemäri- tai salaojaurakan kokonaisuutta. Jopa jonninjoutavalta paperinpyörittelyltä. Tarjouspyyntöä ei kuitenkaan kannata tehdä sinne tänne roiskien, sillä loppujen lopuksi perusteellinen tarjouspyyntö palvelee parhaiten sen lähettäjää.
Kerro kattavasti, mutta ytimekkäästi
Kun tiedät itse, mitä haluat, on aika kertoa se myös urakoitsijoille mahdollisimman kattavasti. Mikään tieto ei ole itsestään selvä ihmiselle, joka tutustuu hankkeeseesi tai kohteeseesi ensi kertaa. Mutta rajansa kaikella. Yritä löytää kyseisen hankkeen kannalta oleelliset tiedot ja kerro ne selkeästi ja ytimekkäästi. Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa – lähetä siis tarjouspyynnön liitteenä saatavilla olevat piirustukset.
Huterat alkutiedot ja epätarkat tarjouspyynnöt aiheuttavat sen, että urakoitsijoiden tarjouksetkin ovat erilaisia. Niitä voi olla jopa mahdotonta vertailla keskenään. Tarjouspyyntöön kannattaa siis panostaa, siihen uhrattu aika maksaa itsensä kyllä takaisin parempina tarjouksina. Oppaasta löydät tarkat neuvot siihen, mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa.
Älä unohda laatuvertailua
Seuraavaksi pääsemme vaiheeseen, jossa olet saanut ensiluokkaiselle tarjouspyynnöllesi tarjouksia urakoitsijoilta. Tarjousten vertailussa on hinnan lisäksi syytä muistaa laatuvertailu. Tuijottamalla pelkkää hintaa mennään nopeasti salaojasta allikkoon.
Huomioi, mitä tarjoukset pitävät sisällään, ja mieti, mitkä asiat ovat teille työn tilaajina tärkeitä. Toiset haluavat maksaa enemmän päästäkseen mahdollisimman helpolla. Toiset taas tuskailevat hikipisara otsalla asukastiedotteiden laatimisen kanssa säästääkseen pennin urakan hinnasta. Kummassakaan tavassa ei ole mitään väärää. Kunhan tiedät, mistä maksat ja mistä et maksa.
Raportointitapoja on niin monta kuin on urakoitsijaa. Urakan sisällön lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota raportin sisältöön. Sisältääkö raportti selkokieliset toimenpidesuositukset ja jatkotoimenpiteet? Entä kustannusarvion tulevista korjaustöistä? Suosittelemme kiinnittämään erityistä huomiota raportointiin, sillä siitä saa paljon arvokasta tietoa jopa vuosiksi eteenpäin. Tai sitten saat tukun kuvia ja vaikeaselkoisen raportin, josta asiantuntijakaan ei ymmärrä, milloin pitäisi tehdä ja mitä.
Ota yhteyttä Drainmaniin – me hoidamme loput
Voit lähteä tarjouspyyntöprosessiin tai ottaa yhteyttä suoraan Drainmaniin. Me nimittäin ymmärrämme isännöitsijöiden kiireistä arkea ja pyrimme tekemään palvelun tilaamisen asiakkaillemme mahdollisimman helpoksi. Me kartoitamme kiinteistösi nykyiset ja tulevat huolto- ja korjaustarpeet puolestasi. Sinä voit unohtaa taustaselvitykset ja aikaavievän tarjouspyyntöprosessin.
Helppous. Sinun tarvitsee vain ottaa yhteyttä. Me kartoitamme kiinteistösi nykyiset ja tulevat huolto- ja korjaustarpeet puolestasi.
Selkeys. Saat kattavan raportin, josta saat selkeät toimenpidesuositukset tuleville vuosille sekä kustannusarvion tulevista korjaustöistä.
Palvelun kattavuus. Me huolehdimme urakan pienistäkin yksityiskohdista aina asukastiedotteiden tekoa myöten. Säästä aikaasi ja tilaa Drainmanilta!
Jos haluat lähteä tarjouspyyntöprosessiin ja esimerkiksi kilpailuttaa eri palveluntarjoajia, lataa tarjouspyyntöopas, jonka viiden askeleen avulla onnistut varmasti.